Muss ich überhaupt eine Rechnung ausstellen?
Ob Sie eine Rechnung ausstellen müssen, hängt davon ab, wer bestellt. Bestellt ein Unternehmen, sind Sie zur Rechnung verpflichtet. Bestellt ein Privatkunde, gibt es nach dem Umsatzsteuergesetz keine allgemeine Pflicht.
Das heißt aber nicht, dass Sie bei Privatkunden ohne Belege auskommen. Das Finanzamt verlangt, dass Sie jede Bestellung einzeln aufzeichnen und nachweisen können, was Sie zu welchem Steuersatz verkauft haben. Und Lieferando nimmt Ihnen diese Arbeit nicht ab: Als Vermittler stellt die Plattform keine Rechnungen über Ihre Speisen aus.
Privatkunde oder Geschäftskunde?
Sie müssen den Umsatz trotzdem einzeln aufzeichnen und belegen können. Will der Kunde eine Rechnung, sollten Sie sie ausstellen können.
Das Unternehmen braucht die Rechnung für Betriebsausgaben und Vorsteuerabzug. Bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung.
Das Problem in der Praxis: Bei Lieferando sehen Sie oft nicht, ob hinter einer Bestellung eine Privatperson oder ein Büro steckt. Wer ohnehin für jede Bestellung einen sauberen Beleg erzeugt, muss diese Unterscheidung gar nicht erst treffen.
Kleinbetragsrechnung: Was bis 250 € reicht
Die meisten Lieferando-Bestellungen liegen deutlich unter 250 €. Für diese Beträge erlaubt §33 UStDV eine vereinfachte Rechnung, die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Entscheidend ist der Bruttobetrag der gesamten Bestellung.
- Name und Anschrift Ihres Restaurants
- Ausstellungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Speisen und Getränke
- Bruttobetrag je Steuersatz (Entgelt und Steuer in einer Summe)
- Steuersatz (7% oder 19%) bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer
- Gesonderter Ausweis von Netto und Steuerbetrag
Achtung bei gemischten Bestellungen: Enthält eine Bestellung Speisen (7%) und Getränke (19%), müssen Sie die Beträge auch auf der Kleinbetragsrechnung je Steuersatz getrennt angeben. Eine Rechnungsnummer ist zwar nicht vorgeschrieben, macht Ihre Belege aber eindeutig zuordenbar und ist bei einer Prüfung klar im Vorteil.
Über 250 €: Die vollständige Rechnung
Große Firmenbestellungen, Catering-artige Aufträge oder Feiern überschreiten schnell die 250-€-Grenze. Dann gelten alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG. Zusätzlich zur Kleinbetragsrechnung brauchen Sie:
- Name und Anschrift des Kunden (bei Firmen: Firmenname)
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz getrennt
Alle zehn Pflichtangaben im Detail finden Sie auf unserer Seite zur GoBD-Konformität.
Diese Frage kommt oft Tage oder Wochen nach der Bestellung, meist von Angestellten, die ihr Essen über die Firma abrechnen wollen. Lieferando verweist solche Anfragen an das Restaurant.
Kunde will eine Rechnung: So gehen Sie vor
Suchen Sie die Bestellung über Bestellnummer, Datum oder Betrag. Je älter die Bestellung, desto schwieriger wird das im Lieferando-Portal.
Bei Geschäftskunden brauchen Sie Firmenname und Anschrift. Liegt der Betrag über 250 €, ist eine vollständige Rechnung Pflicht.
Positionen, 7%/19% korrekt getrennt, fortlaufende Nummer. Keine Word-Vorlage, die sich nachträglich ändern lässt.
Dieselbe Rechnung gehört in Ihre Buchhaltung. Eine zweite, abweichende Version für dieselbe Bestellung darf es nicht geben.
Schneller geht es, wenn die Rechnung schon existiert: Werden Ihre Lieferando-Bestellungen laufend in Belege umgewandelt, suchen Sie die passende PDF nur noch heraus und leiten sie weiter. Wichtig: Lieferando zeigt vollständige Bestelldaten nur etwa 7 Tage lang an. Wer erst später reagiert, hat oft nicht mehr alle Positionen.
Vier Fehler, die Geld kosten
Weisen Sie für Speisen 19% statt 7% aus, schulden Sie die zu hoch ausgewiesene Steuer trotzdem (§14c UStG). Der Fehler kostet also echtes Geld.
Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, muss diese an das Finanzamt abführen.
Eine Rechnung in Word ändern und neu verschicken ist kein ordnungsgemäßer Weg. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung oder eine Rechnungsberichtigung.
Lücken und Dubletten fallen bei einer Prüfung sofort auf. Händisch gepflegte Nummernkreise sind die häufigste Fehlerquelle.
Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung? Was dann auf Ihre Rechnungen gehört, lesen Sie auf unserer Seite Rechnungen für Kleinunternehmer.
Und die E-Rechnung?
Für den Lieferando-Alltag meist kein Thema: Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Nur bei Firmenbestellungen über 250 € wird die E-Rechnung ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 für alle Pflicht. Mehr dazu in unserem Artikel Warum Lieferando keine Rechnungen ausstellt.
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