Warum die Übergabe an den Steuerberater oft scheitert
Am Monatsende soll die Buchhaltung eigentlich schnell erledigt sein. In der Praxis beginnt für viele Restaurantbetreiber genau dann die Suche: Wo liegen die Belege der einzelnen Lieferando-Bestellungen, wie hoch war der Anteil zu 7% und wie hoch der zu 19%, und welche Nummer hat welche Rechnung? Ohne ein System dafür wird aus einer Routineaufgabe schnell ein zeitintensives Nachforschen.
Steuerberater kennen das Problem gut. Statt fertiger, vollständiger Belege landen häufig Screenshots, unvollständige Excel-Tabellen oder gar keine Ausgangsrechnungen auf dem Tisch der Kanzlei. Das kostet Zeit auf beiden Seiten und führt schnell zu Rückfragen, die sich mit etwas Vorbereitung vermeiden lassen.
- Screenshots aus dem Lieferando-Portal statt vollständiger Belege mit Pflichtangaben
- Excel-Listen mit Bruttobeträgen, ohne Aufschlüsselung nach 7% und 19% MwSt.
- Fehlende Ausgangsrechnungen, weil Lieferando-Abrechnung und Kundenrechnung verwechselt werden
- Unvollständige Monate, weil einzelne Bestellungen im Portal übersehen wurden
- Uneinheitliche Dateinamen, die sich keinem Zeitraum oder keiner Rechnungsnummer zuordnen lassen
Was Kanzleien und DATEV-Workflows typischerweise brauchen
Kanzleien arbeiten mit klaren Anforderungen an Belege, unabhängig davon, mit welcher Software sie am Ende buchen. Damit ein Beleg ohne Rückfrage verarbeitet werden kann, sollte er bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllen. Mehr zu den rechtlichen Hintergründen finden Sie in unserem Artikel GoBD erklärt sowie auf unserer Seite zur GoBD-Konformität.
- Revisionssichere, unveränderbare PDF-Belege statt Screenshots oder Fotos
- Vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG auf jedem einzelnen Beleg
- Getrennte Aufschlüsselung nach 7% und 19% MwSt. pro Position
- Chronologische Sortierung und fortlaufende, nachvollziehbare Rechnungsnummern
- Ein Format, das sich ohne Nachbearbeitung in bestehende Kanzlei-Workflows einspielen lässt
PDF, CSV oder Portal-Export: Welches Format wofür?
Nicht jedes Format erfüllt denselben Zweck. Wer die drei Varianten kennt, kann sie richtig einsetzen, statt sie zu verwechseln.
| Format | Eignung für die Übergabe |
|---|---|
PDF-Beleg Der eigentliche Nachweis für den Geschäftsvorfall | Enthält alle Pflichtangaben, ist unveränderbar und wird von der Kanzlei archiviert oder eingelesen. |
CSV-Export Hilfsmittel für die schnelle Übersicht | Praktisch für Summenkontrollen und Abgleiche, ersetzt aber keine vollständige Rechnung nach § 14 UStG. |
Portal-Screenshot Interne Notiz, kein Buchhaltungsbeleg | Fehlende Pflichtangaben und keine Unveränderbarkeit. Für die Buchführung in der Regel nicht ausreichend. |
Wichtig für die Einordnung: Auch eine gut gepflegte CSV-Tabelle ist kein Ersatz für den einzelnen PDF-Beleg. Sie ist ein nützliches Hilfsmittel für die eigene Übersicht, für die Buchführung zählt jedoch der vollständige, unveränderbare Beleg mit allen Pflichtangaben.
Checkliste für die monatliche Übergabe
Bevor Sie Belege an Ihre Kanzlei schicken, lohnt sich ein kurzer Check. Das spart eine Rückfrage und beschleunigt die Verbuchung.
Wie Bestellbelege.de die Übergabe erleichtert
Bestellbelege.de erstellt aus Ihren Lieferando-Bestellungen automatisch GoBD-konforme PDF-Belege mit vollständigen Pflichtangaben und korrekt getrennter MwSt. nach 7% und 19%. Für die monatliche Übergabe lassen sich alle Belege eines Zeitraums gesammelt als ZIP-Archiv herunterladen, mit strukturierten Dateinamen, die sich eindeutig Datum und Rechnungsnummer zuordnen lassen.
Wichtig für die Erwartungshaltung: Bestellbelege.de bietet keine native DATEV-Schnittstelle und lädt Belege nicht automatisch in ein Kanzleisystem hoch. Was Sie erhalten, sind saubere, vollständige PDF-Dokumente und ein ZIP-Archiv, die sich unkompliziert in bestehende Kanzlei-Workflows einspielen lassen, etwa über DATEV Unternehmen online oder den klassischen Belegtransfer per Scan. Für die Übersicht steht zusätzlich ein CSV-Export zur Verfügung.
Arbeiten Sie bereits mit einer Kanzlei zusammen oder möchten Sie das? Auf unserer Seite für Steuerberater erfahren Sie, wie Kanzleien direkten Zugriff auf die Belege ihrer Mandanten erhalten. Wie die Belegerstellung im Detail funktioniert, zeigen wir unter So funktioniert's.
Häufige Fragen
Kann ich die Belege direkt in DATEV hochladen?
Bestellbelege.de bietet keine native DATEV-Schnittstelle. Sie erhalten GoBD-konforme PDFs und ein ZIP-Archiv, die sich unkompliziert in bestehende Kanzlei-Workflows wie DATEV Unternehmen online oder den Belegtransfer per Scan einspielen lassen.
Reicht ein CSV-Export für meinen Steuerberater aus?
In der Regel nicht als alleiniger Beleg. Eine CSV ist ein nützliches Hilfsmittel zur Übersicht, ersetzt aber keine vollständige Rechnung mit Pflichtangaben nach § 14 UStG. Kanzleien verlangen meist die zugehörigen PDF-Belege.
Wie oft sollte ich Belege an die Kanzlei übergeben?
Monatlich, passend zum üblichen Buchhaltungsrhythmus. So bleibt die Übergabe überschaubar und Rückfragen zu einzelnen Bestellungen lassen sich noch zeitnah klären.
Fazit
Eine reibungslose Übergabe an den Steuerberater hängt weniger von der Software ab als von der Qualität der Belege. Vollständige PDFs mit klarer MwSt.-Aufschlüsselung, fortlaufenden Nummern und nachvollziehbaren Dateinamen sparen beiden Seiten Zeit und vermeiden Rückfragen bei der Betriebsprüfung.
Wie Sie Ausgangsrechnung und Lieferando-Abrechnung dabei nicht verwechseln, lesen Sie in unserem Artikel Ausgangsrechnung vs. Lieferando-Abrechnung.
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