Was sind die GoBD überhaupt?
Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das Bundesfinanzministerium hat diese Grundsätze 2014 erstmals veröffentlicht, 2019 grundlegend überarbeitet und zuletzt 2024 und 2025 angepasst - unter anderem wegen der neuen E-Rechnungspflicht.
Vereinfacht gesagt: Die GoBD legen fest, wie Unternehmen ihre Buchführung und alle steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahren müssen - insbesondere dann, wenn diese elektronisch erzeugt oder gespeichert werden.
Für Gastronomen sind die GoBD vor allem in zwei Bereichen relevant: bei der Registrierkasse / dem POS-System und bei der Verarbeitung von Online-Bestellplattformen wie Lieferando.
- Nachvollziehbarkeit - Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein.
- Vollständigkeit - Keine Buchung darf fehlen oder unterdrückt werden.
- Richtigkeit - Alle Angaben müssen dem tatsächlichen Geschäftsvorfall entsprechen.
- Zeitgerechtheit - Belege müssen zeitnah erfasst werden (Kassenbelege täglich).
- Unveränderbarkeit - Einmal gespeicherte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden.
Welche Pflichten haben Restaurantbetreiber konkret?
Als Gastronom müssen Sie grundsätzlich alle Einnahmen lückenlos aufzeichnen und die zugehörigen Buchungsbelege für 8 Jahre aufbewahren (Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin 10 Jahre). Das gilt für Bar- und Kartenzahlungen genauso wie für Online-Bestellungen über Lieferando.
Seit 2020 sind kassenführende Unternehmen verpflichtet, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu nutzen. Das betrifft stationäre Restaurants mit Kassensystem. Für die Online-Bestellabwicklung über Lieferando greift eine andere Regelung - hier sind Sie als leistungserbringendes Restaurant verantwortlich für die korrekte Belegausstellung.
Was muss auf einer GoBD-konformen Rechnung stehen?
Nach §14 UStG müssen Rechnungen über 250 Euro folgende Pflichtangaben enthalten:
Bei Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV - hier reicht Name und Anschrift des Lieferers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag.
Gastronomie und Mehrwertsteuersätze: 7% oder 19%?
Einer der häufigsten Fehler in der Gastronomie ist die falsche Anwendung der Mehrwertsteuersätze. In Deutschland gilt für Lebensmittel grundsätzlich der ermäßigte Steuersatz von 7%. Für Getränke gilt dagegen - bis auf wenige Ausnahmen wie Milch und Milchmischgetränke - der volle Satz von 19%.
- Speisen zum Mitnehmen (Lieferando-Bestellungen)
- Brot, Backwaren
- Fleisch, Fisch
- Obst, Gemüse
- Milchprodukte
- Milch & Milchmischgetränke (mind. 75 % Milch)
- Alkoholische Getränke
- Softdrinks, Cola, Limo
- Energydrinks
- Mineralwasser, Fruchtsäfte
- Kaffee, Tee (zum Mitnehmen)*
- Sonstige Genussmittel
* Heißgetränke zum Mitnehmen unterliegen 19% MwSt.
Wichtiger Hinweis: Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ermäßigte Satz von 7% auf Speisen dauerhaft auch für den Verzehr im Restaurant (§12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Die frühere Unterscheidung zwischen Außer-Haus-Verkauf und Verzehr vor Ort spielt für Speisen damit keine Rolle mehr. Für Lieferando-Bestellungen ändert sich nichts: 7% auf Speisen, 19% auf Getränke.
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung Ihre Buchführung für unverwertbar erklären, wenn grundlegende GoBD-Anforderungen nicht erfüllt sind. Die Konsequenzen:
- Hinzuschätzung von Umsätzen durch das Finanzamt (oft 10-30% Aufschlag)
- Nachzahlung von Umsatz- und Körperschaftsteuer plus Zinsen
- Bei Vorsatz: Strafrechtliche Konsequenzen (Steuerhinterziehung)
- Verlust der Beweiskraft der Buchführung (§158 AO) - das Finanzamt muss Ihren Zahlen dann nicht mehr folgen
Aufbewahrungsfristen: Was müssen Sie wie lange aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich geregelt (§147 AO):
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Handelsbücher, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (inkl. Rechnungen) | 8 Jahre (seit 2025, vorher 10) |
| Geschäftsbriefe (Ein- und Ausgang) | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
| Lieferscheine (sofern kein Buchungsbeleg) | Bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine 2026 ausgestellte Rechnung muss also bis mindestens 31.12.2034 aufbewahrt werden. Die verkürzte Frist von 8 Jahren gilt für alle Belege, deren 10-jährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
GoBD und digitale Belege: Was ist erlaubt?
Digitale Belege sind ausdrücklich erlaubt. Dabei gilt:
- PDFs aus Ihrer Buchhaltungssoftware sind zulässig, sofern sie unveränderbar sind.
- Eingescannte Papierbelege können das Original ersetzen, wenn sie lesbar und vollständig gespeichert werden.
- Die digitale Archivierung muss revisionssicher sein - Belege dürfen nicht gelöscht oder verändert werden können.
- Ein Datensicherungskonzept muss vorhanden sein (regelmäßige Backups).
Bestellbelege.de speichert alle generierten PDFs revisionssicher und unveränderbar. Die Dateien sind mit einem Zeitstempel versehen und können nicht nachträglich bearbeitet werden - genau wie es die GoBD verlangen.
Was das für Lieferando-Restaurants heißt
Im Kern verlangen die GoBD eine vollständige, unveränderbare und zeitgerechte Erfassung aller Geschäftsvorgänge und 8 Jahre Aufbewahrung der Buchungsbelege.
Für Lieferando-Restaurants heißt das: Jede Bestellung muss einzeln und unveränderbar belegt sein, mit korrekt getrennten Steuersätzen. Da Lieferando diese Belege nicht ausstellt, müssen Sie das selbst erledigen - oder ein Tool wie Bestellbelege.de nutzen, das das vollautomatisch übernimmt.
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