Was sind die GoBD überhaupt?
Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das Bundesfinanzministerium hat diese Grundsätze 2014 erstmals veröffentlicht und 2019 aktualisiert.
Vereinfacht gesagt: Die GoBD legen fest, wie Unternehmen ihre Buchführung und alle steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahren müssen - insbesondere dann, wenn diese elektronisch erzeugt oder gespeichert werden.
Für Gastronomen sind die GoBD vor allem in zwei Bereichen relevant: bei der Registrierkasse / dem POS-System und bei der Verarbeitung von Online-Bestellplattformen wie Lieferando.
- Nachvollziehbarkeit - Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein.
- Vollständigkeit - Keine Buchung darf fehlen oder unterdrückt werden.
- Richtigkeit - Alle Angaben müssen dem tatsächlichen Geschäftsvorfall entsprechen.
- Zeitgerechtheit - Belege müssen zeitnah erfasst werden (Kassenbelege täglich).
- Unveränderbarkeit - Einmal gespeicherte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden.
Welche Pflichten haben Restaurantbetreiber konkret?
Als Gastronom müssen Sie grundsätzlich alle Einnahmen lückenlos aufzeichnen und die zugehörigen Belege für 10 Jahre aufbewahren. Das gilt für Bar- und Kartenzahlungen genauso wie für Online-Bestellungen über Lieferando.
Besonders wichtig: Seit 2020 sind kassenführende Unternehmen verpflichtet, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu nutzen. Das betrifft stationäre Restaurants mit Kassensystem. Für die Online-Bestellabwicklung über Lieferando greift eine andere Regelung - hier sind Sie als leistungserbringendes Restaurant verantwortlich für die korrekte Belegausstellung.
Was muss auf einer GoBD-konformen Rechnung stehen?
Nach §14 UStG müssen Rechnungen über 250 Euro folgende Pflichtangaben enthalten:
Bei Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV - hier reicht Name und Anschrift des Lieferers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag.
Gastronomie und Mehrwertsteuersätze: 7% oder 19%?
Einer der häufigsten Fehler in der Gastronomie ist die falsche Anwendung der Mehrwertsteuersätze. In Deutschland gilt für Lebensmittel grundsätzlich der ermäßigte Steuersatz von 7%. Für Getränke (außer Wasser und bestimmten Fruchtsäften) gilt jedoch der volle Satz von 19%.
- Speisen zum Mitnehmen (Lieferando-Bestellungen)
- Brot, Backwaren
- Fleisch, Fisch
- Obst, Gemüse
- Milchprodukte
- Wasser (ungesüßt)
- Alkoholische Getränke
- Softdrinks, Cola, Limo
- Energydrinks
- Fruchtsäfte (gesüßt)
- Kaffee, Tee (zum Mitnehmen)*
- Sonstige Genussmittel
* Heißgetränke zum Mitnehmen unterliegen 19% MwSt.
Wichtiger Hinweis: Durch die COVID-19-Ausnahmeregelung galten vorübergehend 7% auf Speisen im Restaurant. Diese Ausnahmeregelung ist seit dem 31. Dezember 2023 ausgelaufen. Für Lieferando-Bestellungen (Außer-Haus-Verkauf) gilt weiterhin 7% auf Speisen und 19% auf Getränke.
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung Ihre Buchführung für unverwertbar erklären, wenn grundlegende GoBD-Anforderungen nicht erfüllt sind. Die Konsequenzen:
- Hinzuschätzung von Umsätzen durch das Finanzamt (oft 10-30% Aufschlag)
- Nachzahlung von Umsatz- und Körperschaftsteuer plus Zinsen
- Bei Vorsatz: Strafrechtliche Konsequenzen (Steuerhinterziehung)
- Verlängerung der Aufbewahrungsfristen auf bis zu 10 Jahre
Aufbewahrungsfristen: Was müssen Sie wie lange aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich geregelt (§147 AO):
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Handelsbücher, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (inkl. Rechnungen) | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe (Ein- und Ausgang) | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
| Lieferscheine | 6 Jahre (oder Rechnungsdatum + 2 Jahre) |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine 2024 ausgestellte Rechnung muss also bis mindestens 31.12.2034 aufbewahrt werden.
GoBD und digitale Belege: Was ist erlaubt?
Die gute Nachricht: Digitale Belege sind ausdrücklich erlaubt und bei korrekter Handhabung vollständig GoBD-konform. Das bedeutet:
- PDFs aus Ihrer Buchhaltungssoftware sind zulässig, sofern sie unveränderbar sind.
- Eingescannte Papierbelege können das Original ersetzen, wenn sie lesbar und vollständig gespeichert werden.
- Die digitale Archivierung muss revisionssicher sein - Belege dürfen nicht gelöscht oder verändert werden können.
- Ein Datensicherungskonzept muss vorhanden sein (regelmäßige Backups).
Bestellbelege.de speichert alle generierten PDFs revisionssicher und unveränderbar. Die Dateien sind mit einem Zeitstempel versehen und können nicht nachträglich bearbeitet werden - genau wie es die GoBD verlangen.
Fazit: GoBD ist kein Hexenwerk
Die GoBD klingen abschreckend, lassen sich aber auf einige klare Regeln herunterbrechen: Vollständige, unveränderbare und zeitgerechte Erfassung aller Geschäftsvorgänge - plus 10 Jahre Aufbewahrung der Belege.
Für Lieferando-Restaurants bedeutet das konkret: Jede Bestellung braucht einen GoBD-konformen Beleg mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG. Da Lieferando diese Belege nicht ausstellt, müssen Sie das selbst erledigen - oder ein Tool wie Bestellbelege.de nutzen, das das vollautomatisch übernimmt.
Im Zweifel: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser kann Ihre konkrete Situation bewerten und sicherstellen, dass Ihre Buchführung alle Anforderungen erfüllt.
GoBD-konforme Belege automatisch erstellen
Bestellbelege.de übernimmt die gesamte Belegpflicht für Ihre Lieferando-Bestellungen. Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.
Jetzt kostenlos starten